Aplikasi Perkantoran / Office yang Berbasis Cloud (Terhubung Internet)

Mungkin masih jarang terdengar oleh anda tentang aplikasi perkantoran yang berbasis cloud (terhubung ke internet). Sebelum kita bahas lebih lanjut tentang aplikasi perkantoran yang terhubung ke internet, pertama-tama mari kita lihat apa itu cloud computing.

A. Definisi Cloud Computing

Cloud computing pada dasarnya adalah layanan yang berbasis internet. Kata “Cloud” sendiri mengarah pada simbol yang berbentuk awan yang dalam dunia IT digunakan untuk menggambarkan koneksi internet. Cloud computing adalah perpaduan dalam pemanfaatan teknologi komputer (komputasi) dengan pengembangan berbasis Internet (cloud).

Berdasarkan jurnal yang dipublikasikan oleh IEEE, Internet Computing atau Cloud Computing adalah suatu paradigma dimana informasi dapat secara permanen tersimpan di dalam server di internet dan hanya tersimpan secara sementara di komputer pengguna (client) seperti komputer desktop, komputer tablet, notebook, handheld, sensor-sensor, monitor dan lainnya. Secara sederhana Cloud Computing adalah “layanan teknologi informasi yang bisa dimanfaatkan atau diakses oleh penggunannya melalui jaringan internet”.

Kosep CLOUD COMPUTING :

Infrastructure as a Service (IaaS) : yaitu konsep yang dimana implementasinya banyak dilakukan mulai dari penggunaan atau penyewaan jaringan untuk akses internet, layanan Disaster Recovery Center, dan sebagainya.

Platform as a Service (PaaS) : konsepnya hampir sama dengan IaaS. Namun Platform disini adalah penggunaan OS dan infrastruktur-infrastruktur pendukungnya. PaaS adalah layanan yang menyediakan modul-modul siap pakai yang dapat digunakan untuk mengembangkan sebuah aplikasi, yang hanya bisa berjalan diatas platform tersebut. Sama seperti layanan SaaS, pengguna PaaS tidak memiliki hak kendali terhadap sumber daya komputasi dasar seperti memory, media penyimpanan, processing power dan lain-lain, yang semuanya diatur oleh provider layanan ini.

Software as a Service (SaaS) : berada satu tingkat diatas PaaS dan IaaS, dimana yang ditawarkan adalah software atau aplikasi bisnis tertentu. Contoh yang paling mutakhir adalah SalesForce.Com, Service-Now.Com, Google Apps, dsb. SaaS merupakan layanan Cloud Computing yang lebih dahulu populer.SaaS merupakan evolusi lebih lanjut dari konsep ASP (Application ServiceProvider). SaaS memberikan kemudahan bagi pengguna untuk bisa memanfaatkan sumberdaya perangkat lunak dengan cara berlangganan. Sehingga
tidak perlu mengeluarkan investasi baik untuk penggunaan rumahan ataupun pembelian lisensi. Hanya dengan cara berlangganan via web, pengguna sudah dapat langsung menggunakan berbagai fitur yang disediakan oleh penyedia layanan. Hanya saja dengan konsep SaaS ini, pelanggan tidak memiliki kendali penuh atas aplikasi yang disewa. Hanya fitur-fitur dari aplikasi yang telah disediakan oleh penyedia saja yang dapat disewa oleh pelanggan.

B. Aplikasi Office / Perkantoran Berbasis Cloud Computing

Setelah mengetahui sekilas tentang cloud computing sekarang kita akan membahas tentang aplikasi perkantoran yang terkoneksi / terhubung ke internet. Salah satu aplikasi cloud computing yang termasuk kategori SaaS (Software-as-a-Service) yang perkembangannya sangat pesat dan banyak digunakan adalah aplikasi perkantoran. Di Indonesia sendiri, aplikasi perkantoran berbasis cloud computing belum banyak digunakan secara luas oleh masyarakat. Hal ini salah satunya disebabkan oleh masih kurangnya informasi dan sumberdaya mengenai pemanfaatan aplikasi perkantoran yang berbasis cloud computing.

Salah satu aplikasi perkantoran yang berbasis cloud adalah Microsoft Office 365. Microsoft Office 365 merupakan sekumpulan aplikasi Microsoft Office System yang berbasis cloud computing yang dapat diakses dimana pun dan kapan pun. Layanan Microsoft Office 365 terdiri dari beberapa bagian utama yaitu Office Web Apps, Office Professional Plus,SharePoint Online, Exchange Online, dan Lync Online. Microsoft Office 365 menyediakan berbagai paket dengan berbagai kategori diantaranya adalah Small Businesses, Midsize Businesses and Enterprises, Education, dan juga Government dengan harga yang bervariasi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari pengguna. Paket Small Business dengan fitur yang hampir sebanding dengan Google Apss for Business ditawarkan seharga 6 USD per pengguna per bulan dengan masa uji coba gratis selama 30 hari.

Seiring dengan semakin bertambah luasnya perkembangan infrastruktur dan jangkauan luas jaringan internet di Indonesia, saat ini beberapa lembaga atau organisasi sudah mulai membiasakan diri untuk penggunaan aplikasi perkantoran seperti word processor (pengolah kata), spreadsheet (pengolah angka) atau CRM yang berbasis Cloud Computing. Sebagian besar pengguna yang memilih aplikasi berbasis cloud computing dikarenakan alasan berikut:

Terbebas dari CAPEX (Capital Expense) untuk pengadaan / pembelian lisensi software tersebut.
Mengalihkan dari biaya CAPEX (Capital Expense) menjadi biaya OPEX (Operational Expense) hanya dengan mengeluarkan biaya langganan tiap bulan (apabila mengunakan aplikasi yang berbayar).
Adanya manajemen update yang lebih teratur dan otomatis untuk memudahkan perawatan.
Memudahkan kerja sama dengan banyak pengguna.
Memungkinkan untuk akses dokumen kapan pun dan dimana pun.

Pada saat kita mulai beralih untuk menggunakan aplikasi perkantoran yang berbasis cloud computing, maka secara garis besar kita seakan-akan memindahkan pekerjaan-pekerjaan yang tekait dengan instalasi, maintenance (pemeliharaan), update dan patch kepada pihak asing. Di sisi lain, dengan banyak kelebihan yang disuguhkan, juga masih ada beberapa kelemahan dari software berbasis cloud, diantaranya :

Kekhawatiran jika terjadi penyalahgunaan data oleh penyedia layanan ataupun pihak luar.
Kemungkinan tidak berfungsinya (down) pada server yang menyediakan layanan.

Untuk mengantisipasi penyalah gunaan data oleh pihak luar saat ini penyedia aplikasi sudah mengantisipasi dengan adanya berbagai metode, seperti Attack Surface Analysis, Intrusion Prevention atau Intrusion Detection System, guna mengantisipasi dari kemungkinan terjadinya serangan. Sedangkan terkait dengan kekhawatiran pada penyalahgunaan data oleh penyedia layanan, user atau pengguna perlu memastikan lebih dahulu apakah pihak penyedia aplikasi sudah menerapkan sistem perlindungan data yang sesuai dengan standar keamanan data pengguna, dan memberikan jaminan SLA (Service Level Agreement) yang jelas atau tidak.

Permasalahan lain yang banyak dikhawatirkan oleh pengguna saat ingin beralih ke aplikasi perkantoran yang berbasis Cloud Computing adalah kemungkinan terjadinya gangguan pada server / down sehingga aplikasi tidak dapat berjalan dengan baik. Untuk mengantisipasi kekhawatiran tersebut, sekarang cukup banyak penyedia layanan aplikasi berbasis cloud yang memberikan jaminan SLA (Service Level Agreement) “99.9% uptime guarantee”, yang artinya toleransi waktu server untuk down, maksimum hanya 0.1% dari total pemakaian setiap bulannya. Waktu down server yang sebesar 0.1% bukan untuk menyengajakan server dibuat menjadi down, tetapi yang dimaksud di atas bertujuan untuk proses-proses pemeliharaan server,seperti untuk melakukan reboot, troubleshooting, dan sebagainya.

Berikut ini langkah-langkah menjalankan office secara online yang saya dapat dari office.com :

Klik petak program untuk:

Membuat dan berbagi dokumen Office (Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, atau OneNote Online)
Menyimpan, membuka, dan berbagi file secara online (OneDrive)
Mengirim dan menerima email (Outlook.com)
Mempertahankan kalender online (Kalender)
Mengelola daftar kontak Anda (Orang)

Masuk sekali di sudut kanan atas, lalu beralih dengan mudah di antara semua layanan ini. Cukup klik panah bawah di samping layanan yang Anda gunakan untuk beralih ke layanan lain.

Masuk ke akun Microsoft Anda

Nama pengguna Anda adalah alamat email yang Anda gunakan untuk masuk ke layanan Microsoft seperti Outlook.com atau bahkan Xbox Live. Ini disebut akun Microsoft Anda, namun alamat email yang digunakan tidak harus berupa alamat email Microsoft; melainkan juga dapat menggunakan alamat email apa pun yang diinginkan, dengan cara yang sama ketika Anda masuk ke sejumlah layanan di web, seperti Facebook atau Twitter.

Bekerja secara online

Setelah masuk, dokumen, lembar bentang, presentasi, dan buku catatan yang Anda buat di program Office Online disimpan terlebih dahulu di OneDrive (dahulu disebut SkyDrive). Anda bisa membagikannya melalui link dan mengerjakannya dengan orang lain. Dalam program Office Online, Anda bisa mengerjakannya bersama-sama pada saat bersamaan dan melihat setiap perubahan yang dilakukan orang lain dengan cepat. Anda juga bisa membuka dokumen online ini di program Office yang sudah Anda instal di komputer, dan mengerjakannya ketika Anda menyimpannya di OneDrive.

Office Online dijalankan dalam browser web Anda. Tidak ada yang harus diunduh atau diinstal. Office.com menyertakan ratusan templat gratis juga, sehingga Anda tidak perlu mulai dari awal setiap kali membuat selebaran, kalender, anggaran, faktur, proyek sekolah, album foto, atau banyak jenis dokumen lain.

=======================================================================

Setiap aplikasi pasti memiliki kelebihan dan kekurangannya, termasuk aplikasi yang berbasis cloud. Berikut kelebihan dan kekurangan aplikasi yang berbasis cloud :

Kelebihan :

<> Hemat biaya dan sangat membantu bagi perusahaan serta waktu yang pendek dalam implementasinya.

<> Pembayaran sesusai dengan yang kita gunakan (untuk yang berbayar) sehingga lebih efisien.

<> Lebih hemat ruang pada komputer, karena data tidak disimpan diharddisk komputer pengguna melainkan disimpan di server.

<> Membuat operasional dan manajemen perusahaan menjadi lebih mudah.

<> Memungkinkan untuk kerja sama dalam pembuatan dokumen.

Kekurangan

<> Data yang disimpan ke provider mungkin saja bisa terbaca oleh pihak lain tanpa adanya sepengetahuan kita.

<> Kemungkinan kurangnya layanan service yang diberikan provider, meliputi data recovery dan data protection apabila data yang disimpan hilang atau dihapus pihak yang tidak bertanggung jawab.

<> Adanya kemungkinan hilangnya kepimilikan data yang kita masukkan ke provider atau data menjadi hak milik orang lain.

<> Jika server mengalami down, maka kita tidak dapat mengakses data yang telah kita simpan sampai server kembali normal lagi.

=======================================================================

Sumber :

http://www.cloudindonesia.or.id/aplikasi-perkantoran-di-era-cloud-computing.html
http://adhityasonyejin.blogspot.com/2012/11/cloud-computing.html
https://support.office.com/id-id/article/Memulai-di-Officecom-91a4ec74-67fe-4a84-a268-f6bdf3da1804?ui=id-ID&rs=id-ID&ad=ID
http://jayliverpudian.blogspot.com/2011/05/cloud-computing.html